La schedina alloggiati, spiegata bene

Cos'è la schedina alloggiati

La "schedina alloggiati" è la comunicazione delle generalità di ogni ospite che chi gestisce una struttura ricettiva deve trasmettere alla Questura. Il nome viene dai vecchi moduli cartacei; oggi la comunicazione è telematica e passa dal portale Alloggiati Web della Polizia di Stato.

L'obbligo nasce dall'art. 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza). Lo scopo è di pubblica sicurezza: le forze dell'ordine devono sapere chi alloggia dove.

Chi deve inviarla

Tutti quelli che ospitano, in qualsiasi forma:

• hotel, pensioni e locande;
• B&B e affittacamere;
• case vacanza e agriturismi;
• campeggi e villaggi;
• locazioni brevi: dal 2018 l'obbligo è esteso espressamente a chi affitta immobili (o parti di immobili) con contratti sotto i 30 giorni. Quindi anche gli host di Airbnb e Booking, anche se non imprenditori.

Entro quando

La comunicazione va fatta entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite. Se il soggiorno dura meno di 24 ore, va fatta al momento dell'arrivo.

Conta l'arrivo fisico dell'ospite, non la data di prenotazione. Se il check-in è alle 22:00, le 24 ore partono da lì.

Quali dati servono

Per ogni ospite si trasmettono i dati anagrafici; per chi guida il gruppo anche gli estremi del documento:

L'anagrafica comprende cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza. Per il documento: tipo, numero e luogo di rilascio.

Cosa si rischia a non inviarla

L'omessa comunicazione non è una semplice multa amministrativa: è un reato contravvenzionale. L'art. 17 del TULPS prevede l'arresto fino a tre mesi o l'ammenda fino a 206 euro. Le verifiche avvengono tipicamente durante controlli della struttura o incrociando i dati delle piattaforme di prenotazione.

Vale la pena ripeterlo: l'importo dell'ammenda è basso, ma il procedimento è penale. Per un'attività ricettiva è un problema che non vale mai il rischio.

Le ricevute: scaricale e conservale

Dopo ogni invio il portale genera una ricevuta che attesta la trasmissione. Il portale la tiene online solo per circa 30 giorni: scaricala e conservala, perché in caso di controllo è la tua prova di aver adempiuto.

AlloggiatiVeloci lo fa in automatico: scarica le ricevute dal portale e le archivia nel tuo account, dove restano consultabili e scaricabili anche in blocco, per anno fiscale.

Schedina alloggiati e ISTAT: due obblighi diversi

Spesso si fa confusione: la schedina alloggiati va alla Questura (pubblica sicurezza), mentre i flussi turistici vanno alla Regione per la statistica ISTAT, con un sistema separato che in molte Regioni si chiama ROSS1000. Sono due obblighi indipendenti, entrambi a carico del gestore. Per il secondo, leggi la guida alle credenziali ROSS1000.

Come si invia, in pratica

Tre strade:

1. A mano sul portale: accedi ad Alloggiati Web e compili la schedina campo per campo, per ogni ospite. Funziona, ma con documenti stranieri e gruppi numerosi diventa lungo;
2. Caricamento file: il portale accetta un file di testo con un tracciato preciso. Pratico solo se un software te lo genera;
3. Web Service: un software autorizzato trasmette le schedine direttamente, senza passare dal sito. È il metodo che usa AlloggiatiVeloci: fotografi il documento, l'AI legge i dati, verifichi e invii. Serve abilitare il Web Service una volta sola: ecco come fare.

Se il portale rifiuta l'invio con un messaggio tecnico, consulta la guida agli errori di Alloggiati Web.